.svg)
.jpg){kind=logo}
Έχετε επιβεβαιώσει τις πτήσεις. Έχετε κάνει κράτηση στο ξενοδοχείο. Έχετε μπλοκάρει το ημερολόγιο και έχετε ενημερώσει τον πελάτη. Υπάρχει όμως ένα μέρος του ταξιδιού που συχνά διεκπεραιώνεται τελευταίο, και είναι το μέρος που ο διευθυντής σας θα παρατηρήσει πρώτο και τελευταίο - Οι επίγειες μεταφορές.
Για τους PA και τους EA που διαχειρίζονται εταιρικά ταξίδια, η σωστή προσέγγιση αυτού του θέματος δεν αφορά μόνο την εφοδιαστική. Πρόκειται για την προστασία του χρόνου του στελέχους σας, της φήμης της εταιρείας σας και της δικής σας ψυχικής υγείας όταν τα πράγματα δεν πάνε σύμφωνα με το σχέδιο. Αυτός ο οδηγός καλύπτει όσα πρέπει πραγματικά να γνωρίζετε.
Γιατί οι χερσαίες μεταφορές αξίζουν μια σωστή πολιτική
Οι περισσότερες εταιρείες έχουν σαφείς πολιτικές για τις πτήσεις, τα ξενοδοχεία και τα έξοδα, αλλά οι επίγειες μεταφορές συχνά εμπίπτουν σε μια γκρίζα ζώνη. Το αποτέλεσμα; Ασυνεπείς κρατήσεις, απροσδόκητα κόστη και περιστασιακά στελέχη που εγκλωβίζονται στο Heathrow επειδή η τιμή της Uber εκτοξεύτηκε στις 90 λίρες και ο οδηγός ακύρωσε δύο φορές.
Μια σαφής, γραπτή πολιτική επίγειων μεταφορών εξαλείφει την ασάφεια. Υποδεικνύει στους ταξιδιώτες τι επιστρέφεται και τι δεν επιστρέφεται, θέτει προσδοκίες σχετικά με το επίπεδο υπηρεσιών και παρέχει στους PA και EA ένα εύλογο πλαίσιο όταν αμφισβητούνται οι δαπάνες.
Αν η εταιρεία σας δεν διαθέτει ακόμα, αυτό το άρθρο είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης.
Αδειοδότηση: Η λεπτομέρεια που οι περισσότεροι παραβλέπουν
Δεν είναι όλα τα ιδιωτικά ενοικιαζόμενα οχήματα ίδια και στο Λονδίνο η διαφορά έχει νομική σημασία.
Οποιοδήποτε όχημα που μεταφέρει επιβάτες προς ενοικίαση στο Λονδίνο πρέπει να διαθέτει άδεια από την Transport for London (TfL). Αυτό ισχύει για το όχημα, τον οδηγό και τον χειριστή. Ένας χειριστής με άδεια TfL υπόκειται σε αυστηρά πρότυπα που καλύπτουν τους ελέγχους ιστορικού οδηγών, την κατάσταση του οχήματος, την ασφάλιση και τον χειρισμό παραπόνων.
Όταν κάνετε κράτηση μέσω ενός φορέα εκμετάλλευσης με άδεια TfL, όπως η Airport Executive (Άδεια Χειριστή 402), έχετε μια επίσημη, ρυθμιζόμενη υπηρεσία με σαφή λογοδοσία. Όταν κάνετε κράτηση μέσω ενός μη αδειοδοτημένου ή ανεπαρκώς αδειοδοτημένου παρόχου, είτε μέσω μιας εφαρμογής καταναλωτή είτε μέσω μιας άτυπης συμφωνίας, η προστασία αυτή εξαφανίζεται, συχνά χωρίς να το συνειδητοποιήσετε.
Τι πρέπει να ελέγξετε κατά την έγκριση ενός προμηθευτή επίγειων μεταφορών:
- Διαθέτουν έγκυρη άδεια χειριστή TfL; (Εύκολα επαληθεύσιμη στον ιστότοπο της TfL)
- Έχουν οι οδηγοί τους ατομική άδεια;
- Έχουν κατάλληλη ασφάλιση μίσθωσης και ανταμοιβής;
- Έχουν επίσημη διαδικασία υποβολής παραπόνων;
Εάν ένας προμηθευτής δεν μπορεί να απαντήσει με σαφήνεια και στα τέσσερα, αναζητήστε αλλού.
Κατανόηση των επιπέδων υπηρεσιών και πότε να χρησιμοποιείτε το καθένα
Οι εταιρικές επίγειες μεταφορές γενικά εμπίπτουν σε τρεις κατηγορίες. Γνωρίζοντας τη διαφορά, μπορείτε να προσαρμόσετε την κράτηση στην περίσταση.
Οικονομική Θέση: Ένα επαγγελματικό, άνετο σεντάν ή στέισον βάγκον, συνήθως VW, Tesla ή ισοδύναμο. Κατάλληλο για ατομικά επαγγελματικά ταξίδια, διαδρομές σε αεροδρόμια και τακτικά ταξίδια από σημείο σε σημείο. Καθαρό, συνεπές και οικονομικό .
Business Class: Ένα πολυτελές εκτελεστικό όχημα, συνήθως Mercedes E-Class ή ισοδύναμο. Κατάλληλο για ανώτερα στελέχη, VIP πελάτες ή για περιστάσεις όπου η παρουσίαση έχει σημασία. Το εσωτερικό περιβάλλον είναι αισθητά ανώτερο, πιο ήσυχο, πιο ευρύχωρο και πιο κατάλληλο για εργασία εν κινήσει .
Πρώτη Θέση: Η υψηλότερη βαθμίδα μας, που προορίζεται για VIP ταξίδια και περιστάσεις όπου το ίδιο το ταξίδι αποτελεί μέρος της εμπειρίας. Στα οχήματα περιλαμβάνονται η Mercedes S-Class και οι ειδικά τροποποιημένες εκδόσεις της Mercedes V-Class, εξοπλισμένες με ανακλινόμενα καθίσματα τύπου αεροσκάφους, βελτιωμένη ιδιωτικότητα και πολυτελή φινιρίσματα καμπίνας. Για επισκέψεις σε επίπεδο επιβατών, υψηλού προφίλ καλεσμένους ή στελέχη που πρέπει να φτάσουν ήρεμα και έτοιμα, αυτή είναι η κατάλληλη επιλογή .
Μια καλή ταξιδιωτική πολιτική θα καθορίζει ποια βαθμίδα είναι κατάλληλη για κάθε κατηγορία ταξιδιώτη ή τύπο ταξιδιού. Αυτό αποτρέπει τις αμήχανες συζητήσεις και διασφαλίζει ότι τα έξοδα είναι αναλογικά.
Μεταφορές από/προς το αεροδρόμιο: Οι λεπτομέρειες που εξοικονομούν χρόνο
Οι πτήσεις από/προς το αεροδρόμιο είναι η πιο συνηθισμένη κράτηση εταιρικών επίγειων μεταφορών και είναι πιο πιθανό να πάνε στραβά χωρίς σωστό προγραμματισμό.
Η παρακολούθηση της πτήσης έχει σημασία. Ένας επαγγελματίας σοφέρ θα παρακολουθεί την πτήση του στελέχους σας σε πραγματικό χρόνο και θα προσαρμόζει αυτόματα την ώρα παραλαβής σε περίπτωση καθυστέρησης. Αυτή θα πρέπει να είναι μια βασική προσδοκία και όχι μια επιπλέον χρέωση. Να επιβεβαιώνετε πάντα ότι αυτό περιλαμβάνεται κατά την κράτηση .
Συνάντηση και χαιρετισμός έναντι πεζοδρόμιο. Για τις αφίξεις, η υπηρεσία συνάντησης και χαιρετισμού σημαίνει ότι ο οδηγός σας βρίσκεται μέσα στον τερματικό σταθμό, με τον πίνακα ονομάτων στο χέρι, έτοιμος στην πύλη αφίξεων. Για ανώτερα στελέχη ή διεθνείς επισκέπτες, αυτή είναι η σωστή επιλογή. Η παραλαβή από το πεζοδρόμιο (ο οδηγός περιμένει έξω) είναι φθηνότερη, αλλά απαιτεί από τον επιβάτη να πλοηγηθεί μόνος του στον τερματικό σταθμό και να βρει το όχημα, κάτι που είναι καλό για τακτικούς ταξιδιώτες, λιγότερο κατάλληλο για επισκέπτες .
Πολιτική χρόνου αναμονής. Οι αξιόπιστοι αερομεταφορείς περιλαμβάνουν μια τυπική δωρεάν περίοδο αναμονής μετά την προσγείωση (συνήθως 60 λεπτά) για να ληφθούν υπόψη οι έλεγχοι μετανάστευσης και οι αποσκευές. Κατανοήστε τι περιλαμβάνει ο αερομεταφορέας σας πριν από την κράτηση, όχι μετά το τιμολόγιο.
Χρεώσεις αεροδρομίου. Οι χρεώσεις για την παραλαβή και την αποβίβαση από και προς τον τερματικό σταθμό στο Χίθροου και το Γκάτγουικ έχουν αυξηθεί σημαντικά. Μόνο το Γκάτγουικ έχει αυξήσει τη χρέωση αποβίβασης κατά 67% τον τελευταίο χρόνο. Αυτά είναι νόμιμα έξοδα που μετακυλίονται και θα πρέπει να αναφέρονται αναλυτικά στο τιμολόγιό σας. Εάν δεν εμφανίζονται, απορροφώνται σιωπηλά στο ναύλο ή, χειρότερα, δεν πληρώνονται καθόλου .
Διαχείριση Εταιρικών Λογαριασμών: Τι να Ζητήσετε
Εάν η εταιρεία σας κάνει τακτικά κρατήσεις για επίγειες μεταφορές, αξίζει να δημιουργήσετε έναν εταιρικό λογαριασμό. Δείτε τι πρέπει να προσφέρει ένας καλά διαχειριζόμενος εταιρικός λογαριασμός:
- Ενοποιημένη μηνιαία τιμολόγηση: Ένα τιμολόγιο που καλύπτει όλα τα ταξίδια, με σαφείς συστάσεις εργασίας, αντί για μεμονωμένες αποδείξεις ανά ταξίδι
- Διαχείριση επώνυμων λογαριασμών: Μια επαφή που γνωρίζει τις προτιμήσεις σας και μπορεί να χειριστεί επείγουσες κρατήσεις
- Αναφορά επιβατών: Ανάλυση ανά ταξιδιώτη, τύπο ταξιδιού και κέντρο κόστους, χρήσιμη για εσωτερική συμφωνία
- Σταθερές ή συμφωνημένες τιμές: Η συμφωνημένη τιμολόγηση για κοινές διαδρομές (π.χ. από το κεντρικό Λονδίνο προς το Χίθροου) εξαλείφει τη μεταβλητότητα των τιμών και απλοποιεί τον προϋπολογισμό.
- Τιμολόγηση σύμφωνα με τον ΦΠΑ: Απαραίτητο για την ανάκτηση του ΦΠΑ εισροών σε επαγγελματικά ταξίδια. Βεβαιωθείτε ότι ο προμηθευτής σας είναι εγγεγραμμένος στο μητρώο ΦΠΑ και παρέχει τα κατάλληλα φορολογικά τιμολόγια.
Στην Airport Executive, οι εταιρικοί λογαριασμοί εξαιρούνται από το Τέλος Διαχειριστικής Κράτησης που ισχύει για τις ατομικές κρατήσεις, μια απλή εξοικονόμηση για τους τακτικούς πελάτες. Προσφέρουμε επίσης προθεσμία πληρωμής 14 ημερών.
Το ένα πράγμα που οι περισσότερες ταξιδιωτικές εταιρείες έχουν σιωπηλά αφαιρέσει
Αξίζει να το πούμε ξεκάθαρα: ένας σημαντικός αριθμός ταξιδιωτικών και μεταφορικών εταιρειών έχει αντικαταστήσει τις ομάδες εξυπηρέτησης πελατών με chatbots, αυτοματοποιημένες απαντήσεις και πύλες αυτοεξυπηρέτησης. Για συνηθισμένα ερωτήματα, αυτό είναι διαχειρίσιμο. Για οτιδήποτε χρονικά ευαίσθητο ή πραγματικά επείγον, μια χαμένη σύνδεση, έναν μπερδεμένο οδηγό, ένα στέλεχος που πρόκειται να χάσει μια συνάντηση, είναι βαθιά απογοητευτικό.
Ως PA ή EA, ήδη ασκείτε μεγάλη πίεση εκ μέρους των ανθρώπων που υποστηρίζετε. Το τελευταίο πράγμα που χρειάζεστε όταν κάτι πάει στραβά στις 8 μ.μ. είναι να πληκτρολογείτε σε ένα παράθυρο συνομιλίας, περιμένοντας μια αυτοματοποιημένη απάντηση που δεν κατανοεί την ερώτηση.
«Στην Airport Executive, έχουμε κάνει μια συνειδητή επιλογή να κάνουμε τα πράγματα διαφορετικά. Τα τηλέφωνά μας απαντώνται από πραγματικούς ανθρώπους, σε δευτερόλεπτα, όχι σε λεπτά, όχι μετά την πλοήγηση σε ένα μενού, όχι μέσω συστήματος επιστροφής κλήσεων. Όταν μας καλείτε, μιλάτε με κάποιον που γνωρίζει την επιχείρηση, γνωρίζει την κράτησή σας και έχει την εξουσία να σας βοηθήσει πραγματικά». — Chris Nixon, Διευθύνων Σύμβουλος, Airport Executive
Ο Κρις συνεχίζει: «Πιστεύουμε ότι έτσι απλά πρέπει να λειτουργεί μια premium υπηρεσία. Αλλά γνωρίζουμε επίσης ότι έχει γίνει πιο σπάνιο από ό,τι θα έπρεπε, γι' αυτό και αξίζει να το αναφέρετε ρητά όταν αξιολογείτε προμηθευτές επίγειων μεταφορών» .
Όταν αξιολογείτε οποιονδήποτε πάροχο επίγειων μεταφορών, θέστε τα εξής ερωτήματα:
- Υπάρχει κάποιος απευθείας τηλεφωνικός αριθμός, στον οποίο απαντά κάποιος άνθρωπος, καθ' όλη τη διάρκεια λειτουργίας;
- Ποιος είναι ο μέσος χρόνος απόκρισης σε ένα επείγον ερώτημα;
- Με ποιον επικοινωνείτε αν κάτι πάει στραβά στη μέση του ταξιδιού;
- Μπορούν οι αποφάσεις να ληφθούν επί τόπου ή κάθε εξαίρεση απαιτεί την επανάκληση ενός διευθυντή;
Οι απαντήσεις θα σας πουν πολλά για το πώς θα αποδώσει η εταιρεία υπό πίεση.
Όταν τα πράγματα πάνε στραβά, και στα ταξίδια, μερικές φορές πάνε στραβά, είμαστε περήφανοι που είμαστε ευέλικτοι και δίκαιοι. Δεν κρυβόμαστε πίσω από ψιλά γράμματα. Λαμβάνουμε λογικές αποφάσεις γρήγορα, αντιμετωπίζουμε κάθε κατάσταση με βάση τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της και διασφαλίζουμε ότι δεν θα νιώσετε ποτέ ότι μάχεστε με την εταιρεία με την οποία υποτίθεται ότι συνεργάζεστε.
Για έναν PA ή έναν EA, αυτό το είδος σχέσης με έναν προμηθευτή δεν αποτελεί πολυτέλεια. Είναι επαγγελματική αναγκαιότητα.
Διαχείριση του Απροσδόκητου: Η Λίστα Ελέγχου Έκτακτης Ανάγκης
Ακόμα και το καλύτερα σχεδιασμένο ταξίδι μπορεί να διαταραχθεί. Δείτε πώς να προετοιμαστείτε:
Σε περίπτωση απεργίας ή σημαντικής διακοπής λειτουργίας: Η απεργία της TfL, οι καθυστερήσεις στο Eurostar ή τα έντονα καιρικά φαινόμενα μπορούν να προκαλέσουν οξεία αύξηση της ζήτησης για ιδιωτικά ενοικιαζόμενα οχήματα. Η ύπαρξη μόνιμης σχέσης με έναν αδειούχο σοφέρ σημαίνει ότι δεν ανταγωνίζεστε για διαθεσιμότητα σε μια εφαρμογή καταναλωτή. Κάντε κράτηση εκ των προτέρων το συντομότερο δυνατό κατά τη διάρκεια των γνωστών παραθύρων διακοπής λειτουργίας.
Εάν τα σχέδια του στελέχους αλλάξουν την τελευταία στιγμή: Μάθετε την πολιτική ακύρωσης του παρόχου σας πριν τη χρειαστείτε. Οι περισσότεροι αξιόπιστοι πάροχοι παρέχουν ένα εύλογο χρονικό περιθώριο δωρεάν ακύρωσης. Η εκ των προτέρων κατανόηση αυτού σημαίνει ότι μπορείτε να κάνετε αλλαγές με σιγουριά αντί να επιβαρύνεστε με χρεώσεις που θα μπορούσαν να αποφευχθούν.
Εάν ο οδηγός δεν εμφανιστεί: Ένας αδειοδοτημένος χειριστής έχει καθήκον επιμέλειας και μια διαδικασία υποβολής παραπόνων. Καταγράψτε την ώρα, τον αριθμό κράτησης και τυχόν προσπάθειες επικοινωνίας και, στη συνέχεια, ζητήστε μια επίσημη απάντηση. Με μια υπηρεσία που βασίζεται σε εφαρμογή, αυτή η διαδικασία είναι συχνά αδιαφανής και απογοητευτική. Με έναν αδειοδοτημένο χειριστή, υπάρχει μια σαφής αλυσίδα λογοδοσίας .
Σημείωση για τα έξοδα και τον ΦΠΑ
Για τους PA και τους EA που διαχειρίζονται τις υποβολές δαπανών, οι επίγειες μεταφορές μπορούν να δημιουργήσουν πολυπλοκότητα ως προς τον ΦΠΑ, ιδίως όταν τα ταξίδια διασχίζουν το Λονδίνο και το υπόλοιπο Ηνωμένο Βασίλειο.
Ο απλός κανόνας: βεβαιωθείτε ότι κάθε τιμολόγιο που λαμβάνετε περιλαμβάνει την πλήρη νόμιμη επωνυμία του προμηθευτή, τη διεύθυνση, τον αριθμό μητρώου ΦΠΑ, μια περιγραφή της υπηρεσίας και το ποσό ΦΠΑ που αναγράφεται ξεχωριστά. Χωρίς αυτά, ο ΦΠΑ δεν μπορεί να ανακτηθεί.
Εάν η εταιρεία σας ταξιδεύει στο εξωτερικό, λάβετε υπόψη ότι οι μεταφορές που πραγματοποιούνται μέσω βρετανικής εταιρείας μεταφορών για ταξίδια στο εξωτερικό έχουν συνήθως μηδενικό συντελεστή, που σημαίνει ότι δεν ισχύει ΦΠΑ στο Ηνωμένο Βασίλειο. Η εταιρεία σας θα πρέπει να το αντικατοπτρίζει σωστά στο τιμολόγιο.
Σε περίπτωση αμφιβολίας, επικοινωνήστε με την ομάδα οικονομικών σας πριν εγκρίνετε νέο προμηθευτή.
Δημιουργία της Πολιτικής σας για τις Επίγειες Μεταφορές: Ένα Απλό Πλαίσιο
Εάν καταρτίζετε μια ασφαλιστική σύμβαση από την αρχή ή ενημερώνετε μια υπάρχουσα, ακολουθούν τα βασικά στοιχεία που πρέπει να καλύψετε:
- Εγκεκριμένοι προμηθευτές: Ονομάστε τους προτιμώμενους αδειοδοτημένους φορείς εκμετάλλευσης και διευκρινίστε ότι οι κρατήσεις πρέπει να γίνονται μέσω αυτών.
- Οδηγίες για το επίπεδο εξυπηρέτησης: Ορίστε ποια κατηγορία οχήματος ισχύει για κάθε κατηγορία ή περίσταση ταξιδιώτη
- Χρόνος κράτησης: Ορίστε μια ελάχιστη περίοδο ειδοποίησης (24 ώρες είναι εύλογες για τυπικές κρατήσεις, περισσότερο για εκδηλώσεις ή ομαδικά ταξίδια)
- Όρια επιστροφής χρημάτων: Ορίστε σαφή όρια ανά διαδρομή ή εγκεκριμένη τιμολόγηση διαδρομής
- Απαιτήσεις απόδειξης και ΦΠΑ: Προσδιορίστε ποια δικαιολογητικά απαιτούνται για τις αιτήσεις εξόδων
- Επικοινωνία εκτός ωραρίου: Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένας αριθμός για να καλέσετε σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά στις 6 π.μ.
Μια πολιτική μίας σελίδας που καλύπτει αυτά τα έξι σημεία θα απαντήσει στην πλειονότητα των ερωτήσεων σχετικά με τις επίγειες μεταφορές προτού φτάσουν στα εισερχόμενά σας.
Συνεργασία με το στέλεχος του αεροδρομίου
Η Airport Executive δραστηριοποιείται σε όλο το Λονδίνο και το Ηνωμένο Βασίλειο, παρέχοντας υπηρεσίες σοφέρ με άδεια για επιχειρήσεις και εταιρικούς πελάτες. Οι εταιρικοί μας λογαριασμοί προσφέρουν ενοποιημένη χρέωση, σταθερή τιμολόγηση δρομολογίων και ένα ειδικό σημείο επαφής, σχεδιασμένο ειδικά για να διευκολύνει τη ζωή των PA, των EA και των διαχειριστών ταξιδιών.
Επίσης, σας απαλλάσσουμε από τον πονοκέφαλο της οργάνωσης των περαιτέρω μεταφορών, με συμφωνίες συνεργατών σε περισσότερες από 50 χώρες. Έτσι, είτε το στέλεχός σας πηγαίνει σε μια συνάντηση στο Μόναχο είτε σε ένα συνέδριο στη Σιγκαπούρη, ένα τηλεφώνημα σε εμάς αναλαμβάνει την επίγεια μεταφορά και από τις δύο πλευρές.
Και επειδή γνωρίζουμε ότι ο χρόνος σας είναι πολύτιμος, διατηρούμε την επικοινωνία απλή. Επικοινωνήστε μαζί μας μέσω WhatsApp για γρήγορες κρατήσεις, ενημερώσεις δρομολογίων και σύνθετα ταξίδια πολλαπλών τμημάτων, χωρίς χρονοβόρες ηλεκτρονικές φόρμες, χωρίς διπλές καταχωρίσεις, χωρίς αλληλοεπικαλύψεις. Απλώς απλή, αποτελεσματική επικοινωνία με ανθρώπους που είναι πραγματικά εδώ για να σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε την πίεση.
Λειτουργούμε με άδεια χειριστή TfL 402 και ο στόλος μας καλύπτει τις κατηγορίες Οικονομικής, Διακεκριμένης και Πρώτης Θέσης για να ταιριάζει σε κάθε τύπο ταξιδιού και κατηγορία ταξιδιώτη.
Για να συζητήσετε έναν εταιρικό λογαριασμό ή να κάνετε κράτηση, επικοινωνήστε μαζί μας εδώ.
Airport Executive - Υπηρεσία Premium Οδηγού του Λονδίνου